Le voleur de temps
Bienvenue dans cette nouvelle édition du débrief’ sponsorisée par Popwork, start-up française qui aide les managers et collaborateurs à mieux travailler ensemble.
J’ai choisi Popwork pour ce partenariat car nous partageons les mêmes convictions autour de la nécessité de préparer et suivre ses points hebdos avec son équipe (en savoir plus sur le partenariat).
Ce partenariat vise à mettre en avant Popwork en introduction de chacune de mes newsletters. Je continue à choisir en toute liberté les thèmes et le contenu.
Allez, c’est parti pour l’édition du jour !
Comment arrêter de perdre du temps en réunion ?
Saviez-vous que si vous êtes cadre, vous passez plus de temps en réunion qu’en congés ? Ça fait réfléchir, non ? 6 semaines et demi par an d’après une étude Opinion Way de 2017. Et cette même étude nous apprend que seulement une réunion sur deux est considérée comme productive.
Que de temps perdu… Je vous avais déjà partagé dans la toute première édition du débrief’ (aaah nostalgie !) 5 étapes pour introduire efficacement vos réunions.
Aujourd’hui, je vous propose de les compléter avec quelques astuces très concrètes pour arrêter de perdre du temps en réunion. Ces idées, sont issues de mon expérience traitées dans Dream Team, mais aussi sur des concepts apportés par l’excellent Louis Vareille, premier réuniologue de France (Louis est en quelque sorte un osthéo de la réunion pour les entreprises). Vous pouvez également retrouver son livre “La réunionite ça suffit” ici.
✋ Arrêter de confondre le sujet avec l’objectif d’une réunion
Trop souvent, l’objet d’une réunion reçue par email s’arrête à son sujet. Par exemple : “Projet Relation Clients”. Mais c’est bien insuffisant. Pour être efficace, une réunion doit avoir un objectif clairement défini par son organisateur et partagé aux participants dès l’invitation.
Pour vous aider à le définir, sachez qu’une réunion peut avoir 3 grandes fonctions :
décider
générer des idées
aligner (informer, engager, mobiliser…)
Personne ne devrait arriver à une réunion sans savoir quel en est l’objectif.
⁉️ Challenger l’existant
Le pire ennemi de la réunionnite, c’est le fatalisme : partir du principe que rien ne peut changer parce qu’on a toujours fait comme ça.
Vous pouvez faire bouger les choses ! Et pour ça, commencez par réfléchir à la pertinence et l’efficacité de toutes vos réunions récurrentes (réunions d’équipes, points en tête à tête, rituels de fin de projet…).
Pour chaque format en place, posez-vous collectivement les questions suivantes :
qu’est ce qui fonctionne bien ?
qu’est-ce qui pourrait-être amélioré ?
L’idéal serait que sur la base des idées générées, un groupe volontaire se propose pour retravailler le format de la réunion en question en vue de le tester.
Petite astuce : pour évaluer un nouveau format de réunion n’hésitez pas à utiliser la technique du ROTI (Return On Investment). Issue des méthodologies agiles, elle consiste à demander en fin de réunion à chacun des participants la note qu’ils mettraient de 1 à 5 sur son efficacité :
1 = J’ai totalement perdu mon temps, ça ne servait à rien
2 = C’était pas dingue, j’aurai peut-être mieux fait de ne pas venir
3 = J’ai un peu gagné de temps, c’était pas mal
4 = Réunion franchement efficace
5 = La réunion était vraiment super, je suis ravi d’y avoir participé
Pour ne pas s’influencer les uns des autres, chacun indique sa note aux autres avec les doigts d’une main en même temps.
Si de gros écarts sont constatés, cela permet d’enchaîner dans la foulée sur une discussion constructive au sujet du nouveau format pour l’optimiser un peu plus.
🛑 Apprendre à dire non
N’acceptez aucune réunion pour laquelle vous ne savez pas répondre à au moins l’une de ces questions :
à quoi vais-je servir dans cette réunion ?
à quoi va-t-elle me servir ?
À chaque fois que l’on vous cale une réunion dans votre agenda dont l’objectif est flou, demandez des éclaircissements à l’expéditeur avant de l’accepter. En effet, une fois la réunion acceptée, il sera plus difficile de l’esquiver. Si vous n’êtes pas convaincu de son intérêt après ces éclaircissements, déclinez-la. Vous perdrez toujours moins de temps à creuser l’intérêt d’une réunion qu’à y assister pour rien.
⏱️ Stopper les réunions d’une heure
Planifiez des réunions de 45 mins maximum. La loi de Parkinson dit que toute activité prend le temps qu’on lui laisse. En clair, un même sujet peut tout aussi bien être traité en 45 minutes qu’en une heure, il suffit juste d’être un peu plus efficace.
En plus, si vous mettez des réunions d’une heure par défaut, vous avez toutes les chances d’être victime de l’effet tunnel de réunions qui s’enchainent sans aucune pause, ce qui implique au final des retards et des difficultés de concentration. 15 minutes de battement entre deux points ne sont jamais de trop pour souffler un peu et se remettre dans le bain du sujet suivant.
🎯 Terminer par le quoi / le qui / le quand
Rien de pire qu’une réunion qui se termine de façon floue avec des conclusions lancées en l’air. Chaque réunion qui vise à prendre une décision doit être conclue par des réponses précises à :
quoi : quelles sont les actions attendues ?
qui : qui en est/sont le.s responsable.s ?
quand : à quelle échéance ces actions doivent-elles être menées ?
S’il manque l’une de ces trois réponses, c’est qu’il y a un problème.
🙋 Rendre acteur chaque participant
Une autre clé pour rendre une réunion la plus efficace possible, c’est de rendre acteurs ses participants. L’animateur ne doit pas être le seul à la porter.
Voici quelques idées concrètes pour le faire :
Avant la réunion : envoyer un ordre du jour clair, engageant pour les participants au travers des pré-requis pour assister à la réunion. Ne pas inviter de passagers clandestins ni de “figurants”.
Pendant la réunion : aller chercher les silencieux en les interpellant habilement. Surveiller le temps de parole de ceux qui parlent trop. Prévoyez des moments collaboratifs (par exemple : chacun prend 2 minutes pour réfléchir et noter ses idées).
Après la réunion : avec le qui/quoi/quand évoqué plus haut, les personnes concernées deviennent acteurs des étapes suivantes de la réunion.
⚡ Donner de l’énergie en fin de réunion
Rares sont les réunions dont on sort avec plus d’énergie qu’avant d’y rentrer. Pour y arriver, je vous recommande de conclure la réunion en faisant un feedback positif aux participants. Remerciez-les ou félicitez-les en prenant le temps d’expliquer pourquoi. Soyez précis dans ce retour pour qu’il ait un maximum d’impact.
À éviter : “Merci à tous, bonne journée”.
À faire : “Merci à tous, vous vous rendez compte, en seulement 45 minutes on a réussi à trancher ce sujet qui était loin d’être un sujet facile. On a été super efficace, bravo !”
Alors, prêt pour votre prochaine réunion ?
Le débrief’
Comme d’habitude j’attends vos réactions, retours et commentaires sur les contenus de la newsletter. Que vous adoriez ou détestiez, je me nourris de toutes les remarques, n’hésitez pas à utiliser ce bouton pour réagir ou poser vos questions.
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Ludovic
Popwork, partenaire du débrief’, c’est une appli qui :
aide les managers et collaborateurs à mieux travailler ensemble
renforce le management de l’équipe grâce à des points hebdos bien préparés
permet d’aborder les vrais sujets et de faire du feedback puissant
assure un suivi efficace pour faire grandir son équipe dans le temps
Post-scriptum :
🎁 PS1 : Aujourd’hui, je vous partage une idée pour vos soirées d’automne qui approchent. Si vous avez éclusé tout Netflix et autres plateformes du genre, je vous recommande d’aller faire un tour sur les replays d’Arte. Sciences, santé, culture, histoire, société… des documentaires de très bons niveaux vous y attendent.
💬 PS2 : Prolongeons la discussion sur Linkedin ou Twitter !
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