Le débrief' #1 Comment devenir le meilleur animateur de réunion de sa boite
Bienvenue dans cette première édition du débrief’, la newsletter pour être plus performant et mieux dans ses baskets dans son job. Aujourd’hui, on va parler réunion, car rares sont celles bien animées. Pourtant, il suffit d’en réussir les 5 premières minutes pour maximiser leur impact et leur efficacité.
Pourquoi c’est important
Un cadre passe en moyenne 16 ans de sa vie professionnelle en réunion. 75% des cadres déclarent que les réunions leur font perdre du temps et qu’ils finissent par y dormir ou répondre à leurs mails. Et les Zoom, Teams & co ne font qu’amplifier le phénomène.
Les 5 étapes à suivre
En introduction de votre réunion, voici les 5 étapes à respecter dans les 5 premières minutes de votre réunion. + une en bonus pour les réunions en visio.
1. Expliquer le "Pourquoi"
- Dans quel grand contexte s'inscrit la réunion ?
- Quel est l'objectif ?
- Quelle en sera la suite ?
2. Définir les rôles
- Qui est autour de la table et pourquoi ?
- Pourquoi est-ce vous qui l'animez et qui parlez de ce sujet ?
- Qu'attendez-vous de chacun pendant la réunion ?
3. Rappeler le timing
- A quelle heure au plus tard vous engagez-vous à libérer les participants ? (et faites-le)
- Quelqu'un a-t-il/elle un impératif qui le/la ferait quitter la réunion avant la fin ? (et prenez-le bien en compte dans l’ordre des prises de parole)
4. Décrire le déroulé
- Quelles sont les différentes étapes de la réunion ?
- Comment la parole sera distribuée ?
5. Demander s'il y a des questions avant de commencer
- Avant de démarrer y a-t-il des questions ou remarques ?
Bonus Spécial visio : Donner les règles
- Doit-on activer sa caméra si on est en visio ?
- Peut-on laisser son micro allumé pendant toute la réunion ?
- Peut-on utiliser la messagerie instantanée pour réagir ?
OK mais comment j’applique ça ?
Pour votre prochaine réunion, notez-vous les 5 étapes sur votre cahier et suivez les scrupuleusement. Si vous ne les avez pas sous les yeux, vous aurez de fortes chances d’en zapper une. Vous verrez, structurer ces 5 premières minutes changera le visage de vos réunions.
Le débrief’
Comme d’habitude j’attends vos réactions, retours et commentaires sur les contenus de la newsletter. Que vous adoriez ou détestiez, je me nourris de toutes les remarques !
A très bientôt,
Ludovic
Merci pour ce rappel fort intéressant et crucial pour être efficace. Personnellement, j'ajoute:
Trois questions en amont:
- quel est l'objectif fixé? (ce qui permet également d'élaborer un ordre du jour solide)
- existe-il une autre solution que la réunion pour atteindre cet objectif? je ne fais de réunion que si j'ai répondu non à cette question.
- quels sont les personnes indispensables à la bonne tenue de la réunion et les personnes à ne pas convier car aucune plus-value attendue dans l'atteinte de l'objectif.
En aval, l'importance de l'exploitation de ce qui s'est dit, fait, décidé en réunion: le tableau des actions à mener, à inclure au compte rendu de réunion.
Bonsoir Ludovic,
Je vous remercie pour cette proposition de déroulé en 5 ou 6 étapes des 5 1ères minutes de réunion. Elles sont effectivement structurantes aussi bien sur le sens, le pourquoi de la réunion que sur les modalités pratiques. En ce qui concerne l'étape 2, j'ajouterai la distribution des rôles parmi les participants (animateur, scribe, gardien du temps, pousse décision, gardien du sens, meta). Ces rôles partagés permettent de responsabiliser chacun au cours de la réunion. Cependant, l'ensemble de ces rôles ne sont peut être pas nécessaires pour tous types de réunion (distinguer une réunion d'information, d'échanges, d'une réunion comportant une prise de décision).