Le débrief' #2 Comment dompter sa boite mail

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Le débrief' #2 Comment dompter sa boite email

Ça vous est déjà arrivé de finir une journée de travail en vous disant : “j’ai l’impression d’avoir passé ma journée à écrire des mails” ? On va voir dans ce débrief’ comment moins subir votre boite email et la gérer plus efficacement.

Pourquoi c’est important

5h30… c’est le temps moyen passé par un cadre dans la gestion quotidienne de ses emails. Alors que la plupart du temps, ce temps abyssal peut être réduit par une meilleure organisation.

Lire ses emails à la seconde où ils arrivent, c’est un peu comme aller faire les courses chaque fois que vous avez besoin de quelque chose. Le plus efficace est plutôt d’aller au supermarché quand la liste à acheter est plus longue, pour éviter les déplacements inutiles.

Bloquez 3 créneaux dans votre journée

Pour reprendre la main sur votre boite mail, commencez par ces deux actions :
- désactivez les notifications des emails (si ce n’est pas déjà fait)
- fermez systématiquement votre application d’email lorsque vous travaillez sur un autre sujet

Ces deux actions vous permettront de ne pas être tenté d’aller voir toutes les deux minutes ce qui s’y passe et de ne plus être pollué inutilement par le flot régulier d’emails entrants.

De plus, chaque matin, lorsque vous faites le point sur votre planning du jour, calez-vous dans votre agenda 3 créneaux de 30 minutes environ dédié au traitement de vos emails.

Ces créneaux bloqués vous aideront à vous débarrasser de la charge mentale du flot incessant d’emails s’amassants dans votre boite de réception. Cela revient à une consultation toutes les 3 heures environ, ce qui, sauf urgence, est largement suffisant en termes de réactivité. Et si besoin, faites savoir aux personnes clés qu’en cas d’urgence, un autre canal est à privilégier comme le SMS.

Appliquez la méthode des 4D

Lors de ces sessions dédiées au traitement de vos emails, chaque message reçu doit être suivi de l’une de ces 4 actions : Do It, Delegate It, Defer It ou Delete It.

• Do It (Traite le)
  Si vous estimez que l’email en question est à traiter par vous-même et qu’il vous prendra moins de 2 minutes : répondez-y immédiatement. Vous verrez d’ailleurs que la majorité des emails auxquels vous devez répondre vous prennent généralement moins de 2 minutes à rédiger.
  

• Delegate it (Transfère le)
  Si vous estimez que vous n’êtes pas la meilleure personne pour le traiter, transférez-le ou ajoutez la bonne personne dans la boucle en lui précisant l’action qu’il/elle doit faire.
  

• Defer it (Mets le de côté)
  Si vous estimez que le temps de traitement de l’email est supérieur à 2 minutes, mettez le dans un dossier « À traiter » et notez le sur votre todolist comme nouvelle tâche à traiter sous 24h.
  

• Delete it (Supprime le)
  Si l’email est hors sujet et ne vous concerne pas, ne perdez pas de temps et supprimez-le sans état d’âme. C’est radical, mais cela vous permettra de ne conserver que des emails pertinents dans votre messagerie et de faciliter vos recherches ultérieures.
  

OK mais comment j’applique ça ?

En appliquant trois fois par jour la méthode des 4D vous arriverez à vider votre boite email très régulièrement et surtout à rester mieux concentrer sur les autres sujets à valeur ajoutée. Avec les 4D, vous serez en mesure de traiter plus de 30 emails à chaque session.

La citation du jour :

“To receive less email, send less email”
Tel est le conseil pragmatique de Jeff Weiner, CEO de LinkedIn ;)

Le débrief’

Comme d’habitude j’attends vos réactions, retours et commentaires sur les contenus de la newsletter. Que vous adoriez ou détestiez, je me nourris de toutes les remarques !

A très bientôt,

Ludovic