Le débrief' #4 Le rituel pour devenir le pro de l’amélioration continue

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Le débrief' #4 Le rituel pour devenir le roi de l’amélioration continue

Aujourd’hui, nous allons parler d’amélioration continue. Je vais vous partager un rituel issu des méthodologies Agiles, le DAKI, qui vous permettra de booster l’impact de vos sujets récurrents et collectifs.

Pourquoi c’est important

Au sein d’une entreprise, on passe son temps à lancer de nouveaux projets, à mettre en place de nouveaux process, à nous réunir sur tout un tas de sujets. Mettre sur pause cette frénésie pour prendre de la hauteur sur ses pratiques est essentiel pour permettre à chacun de partager ses éventuelles difficultés, de retenir les leçons du passé, de corriger ce qui fonctionne moyennement, d’arrêter ce qui ne fonctionne pas… Bref, d’améliorer en continu ce qu’on fait, d’éviter les usines à gaz absurdes et d’avancer dans une plus grande sérénité collective.

Le rituel du DAKI

Voici un rituel simple et efficace vous permettant de mettre en place ce principe d’amélioration continue.

Principe général :
Le DAKI a pour objectif de faire un bilan constructif de pratiques collectives et récurrentes pour les améliorer. Il peut donc s’appliquer à tout ce qui est collectif et récurrent comme le format d’une réunion récurrente, les règles de vie au bureau ou à distance, un enchainement de process (ex : le process de prospection commerciale, de recrutement…), le mode de fonctionnement entre deux équipes, d’un évènement interne ou externe que vous organisez régulièrement etc… Vous le voyez, le spectre d’application de la méthode est très large.

Les 4 grands thèmes du DAKI :
Ce rituel est basé sur un tableau de 4 cases. Chaque participant va être amené à réfléchir individuellement aux 4 thèmes suivants autour du sujet retenu :

🗑️ Drop (à jeter) : Ce qui le dérange, ce qui ne doit plus être maintenu, bref ce qu’on doit arrêter de faire. Si l’on prend l’exemple d’un DAKI ayant pour sujet le format d’une réunion d’équipe, cela pourrait être : “arrêter de parler des informations commerciales dans notre réunion d’équipe étant donné que ça fait doublon avec la réunion hebdo dédiée au commercial” ou bien encore “arrêter les viennoiseries car pas très COVID-compatible”.

➕ Add (à ajouter) : Des idées à mettre en place afin d’améliorer le fonctionnement du sujet traité. Toujours sur l’exemple du format de réunion d’équipe : “Faire intervenir des personnes extérieures à l’équipe” ou bien encore “Faire la réunion d’équipe debout”.

 ♻️ Keep (à conserver) : Ce qui fonctionne bien et doit absolument être conservé en l’état. Toujours dans notre exemple : “Maintenir cette réunion le lundi matin” ou bien encore “Maintenir le fait de la démarrer par le partage des chiffres-clés de la semaine”.

🔧 Improve (à améliorer) : Ce qui pourrait être amélioré par rapport aux pratiques déjà existantes. Dans notre exemple : “Faire animer la réunion par rotation, par un membre de l’équipe différent chaque semaine” ou bien encore “Ne plus utiliser powerpoint mais Google Slides pour faciliter la mise à jour du support de la réunion en simultané”.

Durée : L’atelier doit être court et rythmé et bien animé : 20 à 30 minutes environ.
Il doit être bien animé pour être court et rythmé. Le tout premier prendra peut-être plus de temps pour expliquer son principe et les règles du jeu. Après cela deviendra rapidement une habitude pour tous.

Matériel nécessaire : post-it, stylos, grand panneau pour coller les post-it.
L’atelier peut également se faire en visio-conférence en utilisant un outil type Trello qui servira à noter les idées dans différentes catégories.

Son déroulé :

Etape 1 : génération d’idées autour des 4 thèmes (5 minutes environ)

Chaque participant écrit 1 idée par post-it pour chaque thème afin de définir ce qui est à arrêter, à commencer, à garder ou à améliorer autour du sujet retenu. L’animateur doit rappeler qu’il n’y a aucune obligation : chacun est libre d’écrire une, plusieurs ou aucune idée par thème.

Etape 2 : présentation des idées (5 minutes environ)

L’animateur propose aux participants de lire chacun à leur tour leurs post-it et de les positionner au fur et à mesure dans la case associée. Chacun passe l’un après l’autre et si l’idée n’est pas bien comprise par l’un des participants, l’auteur de l’idée peut prendre un peu de temps pour la détailler. L’animateur ou les participants pourront rassembler les post-it qui portent des idées qui se recoupent. Cela améliorera la lisibilité des différentes idées soulevées par l’équipe.

Etape 3 : enrichissement des cases “improve” (5 minutes environ)

L’animateur invite les participants à reprendre 5 minutes pour enrichir à nouveau les différentes cases, notamment « improve » et “add” car les partages précédents ont sans doute amené les participants à avoir de nouvelles idées d’amélioration. Les participants qui auraient eu de nouvelles idées pendant ces quelques minutes viennent alors les expliquer aux autres tout en les intégrant à la case associée.

Etape 4 : vote pour les axes d’amélioration à travailler (5 minutes environ)

L’animateur invite alors les participants à voter, pour chacune des cases, pour les 3 actions par case qu’ils jugent les plus prioritaires. La case “Keep” peut être laissée de côté dans cette étape car par principe, les éléments présents dans cette case sont à laisser en l’état. Pour un vote rapide, voici une méthode simple et efficace : pour chaque case, chacun dispose de trois points à attribuer de façon libre à 1 ou plusieurs idées présentées. Par exemple, un participant peut attribuer 1 point par idée pour 3 idées différentes, 3 points pour la même idée s’il la juge vraiment plus urgente et importante à traiter etc..

Une fois le vote réalisé pour chacune des cases, l’animateur demande un volontaire par action retenue qui la traitera à une échéance à définir et en sera responsable. Pour les sujets à arrêter (case drop), le responsable devra s’assurer que l’action est bien arrêtée et surveiller les éventuels effets de bord générés par cet arrêt. À l’issue du DAKI, vous repartez ainsi avec un plan d’action global d’amélioration continue !

OK et on fait ça tous les combien ?

Une fois par mois est une récurrence intéressante. Cela permet de garder le rythme tout en ayant le temps de mettre réellement en place les améliorations votées en groupe. Vous verrez, ça fera beaucoup de bien à tout le monde de pouvoir vider son sac de façon constructive, de générer de nouvelles idées concrètes et de peser sur les décisions collectives.

Je peux l’adapter ?

Evidemment ! Je vous partage dans ce Débrief’ un cadre que vous devez vous approprier et adapter à votre contexte. Durée des étapes, mécanique de vote, nombre d’actions à retenir, cases sur lesquelles particulièrement s’attarder… à vous de mettre le DAKI à votre sauce.

Le débrief’

Comme d’habitude j’attends vos réactions, retours et commentaires sur les contenus de la newsletter. Que vous adoriez ou détestiez, je me nourris de toutes les remarques !

A très bientôt,

Ludovic